A befogadási körülmények lényegében arra vonatkoznak, hogyan kezeli egy ország a menedékkérőket attól a pillanattól kezdve, hogy azok benyújtják menedékkérelmüket. A befogadási körülmények a következőket foglalják magukban: megfelelő tájékoztatás a határnál, életkörülmények a menekültközpontokban, jogi tanácsadás, oktatás, egészségügyi ellátás elérhetősége, munkalehetőség, a menekültügyi eljárás hossza, valamint a mozgás szabadsága.

A nemzetközi és regionális emberi jogi és menekültügyi joganyagok értelmében az államoknak minden, az általuk felügyelt földrajzi területen tartózkodó személy emberi jogait tiszteletben kell tartaniuk. Ennek megfelelően kötelesek a nemzetközi standardokkal összhangban lévő befogadási körülményeket biztosítani a menedékkérők számára.

A gyakorlatban azonban az államok bizonyos keretek között szabadon dönthetnek afelől, hogy milyen természetű támogatást nyújtanak a menekülteknek és menedékkérőknek. Néhány ország csak minimális segítséget nyújt, míg más államok számos jogot és lehetőséget biztosítanak a menekültek és menedékkérők számára. Az országok gyakran eltérően értelmezik a befogadási körülményekkel kapcsolatos minimális követelményeket is.

Ezért mandátumával összhangban az UNHCR igyekszik biztosítani, hogy minden ország elfogadható szintű, a nemzetközi standardoknak megfelelő befogadási körülményeket biztosítson a menekültek és menedékkérők számára. Ennek jegyében részben civil szervezeteken keresztül folyamatosan figyelemmel kíséri a régió országaiban biztosított befogadási körülményeket, és ha azok nem felelnek meg a nemzetközi standardoknak, erőfeszítéseket tesz fejlesztésük érdekében.

A monitoring tevékenység egyebek mellett a következő tényezőkre terjed ki: a menedékkérők fogva tartásának hossza, a fogva tartó létesítményekben, befogadó állomásokon és szállásokon uralkodó általános életkörülmények, a menekültekkel és menedékkérőkkel dolgozó személyzet és tolmácsok képzettsége és felkészültsége, az iskolás korú gyerekeknek nyújtott oktatási program színvonala, valamint az egészségügyi ellátás színvonala.

A befogadási körülmények befolyásolhatják a menekültek későbbi beilleszkedési esélyeit. Ezért az UNHCR rendkívül fontosnak tartja, hogy az államok megfelelő körülményeket biztosítsanak a menedékkérőknek a menekültügyi eljárás időszakában, és lehetővé tegyék számukra a nyelvtanulást és különböző közösségi tevékenységek gyakorlását. A menekültügyi eljárás hosszától függően az UNHCR azt is igyekszik elérni, hogy az államok az elbírálás időszakában lehetővé tegyék a menedékkérők számára, hogy munkát vállaljanak.